正確的范圍界定是項目成功的關鍵。“當它是一個很差勁的范圍界定時，由于不可避免的變化會使項目最終的成本提高，因為這些不可避免的變化會破壞項目節奏，導致重復工作、增加項目運行的時間、降低生產功效和工作人員的士氣。”界定項目范圍所使用的工具和技術主要有：

1）工作分解結構（WBS）樣板。以前類似項目的工作分解結構對新項目的分解具有重要參考作用，雖然每個項目都是獨一無二的，但是WBS經常能被“重復使用”，多數項目間在某種程序上是具有相似性的。

2）范圍分解。分解意味著分割主要工作細目，使它們變成更小、更易操作的要素，直到工作細目被明確詳細地界定，以有助于未來項目具體活動（規劃、評估、控制和選擇）的開展。分解的主要方法是工作分解結構分析法。

項目組織是為完成項目而建立的組織，一般也稱為項目班子、項目管理班子、項目組等。項目組織的具體職責、組織結構、人員構成和人數配備等會因項目性質、復雜程度、規模大小和持續時間長短等而有所不同。

項目組織可以是另外一個組織的下屬單位或機構，也可以是單獨的一個組織。例如，某企業的新產品開發項目組織是一個隸屬于該企業的組織。

項目組織結構類型多種多樣，常見的有項目型、矩陣型和直線職能型。各種類型的組織結構適應不同的公司規模及項目需要。

項目質量在很大程度上既不同于產品質量，也不同于服務質量。因為，項目兼具產品和服務兩個方面的特性，同時還具有一次性、獨特性與創新性等自己的特性。所以，項目質量的定義和內涵也具有自己的獨特性。項目質量的獨特性主要表現在如下兩個方面：

1）質量的雙重屬性。項目質量的雙重性是指項目質量既具有產品質量的特性，又具有服務質量的特性。這是因為多數項目既會有許多產品成果，也會有許多服務性成果。

2）項目質量的過程特性。項目質量的過程特性是指一個項目的質量是由整個項目活動的全過程形成的，是受項目全過程的工作質量直接和綜合影響的。由于項目具有一次性和獨特性的特性，所以人們在項目的定義和決策階段往往無法充分認識和界定自己明確和隱含的需求，項目的質量要求是在項目進行過程中通過不斷修訂和變更而最終形成的。

項目的成本是指在為實現項目目標而開展的各種項目活動中消耗資源而形成的各種費用的總和，項目成本管理主要包括項目資源計劃、項目成本估算、項目成本預算、項目成本控制、項目成本預測等。

項目的時間進度至少應包括每項工作的計劃開始日期和期望的完成日期。項目時間進度可以以提要的形式或者詳細描述的形式表示，相關項目進度可以表示為表格的形式，但是更常用的卻是以各種直觀形式的圖形方式加以描述。主要的項目進度表示形式有項目網絡圖、條形圖（或稱甘特圖）、里程碑事件圖、時間坐標網絡圖等。

在項目管理的5個要素中，項目的界定（范圍）和項目的組織是最基本的，而質量、時間、費用可以有所變動，是依附于界定和組織的。